MSDM_Analisis jabatan

PADA PT. SWADHARMA SARANA INFORMATIKA

(PT. SSI Cabang Jember)

Jln. Hayam Wuruk Blok i 5

Jember

Disusun guna memenuhi tugas mata kuliah

Manajemen Sumber Daya Manusia

Dosen Pembimbing

Dody P. Setia Budi, S.Sos

Disusun Oleh :

Nama     : Lutfi Mutia Sari

NPM       : 1163211001687

Prodi      : Administrasi Bisnis

Oktober  2012

DAFTAR ISI

Halaman Judul                                                                                      1

Daftar isi                                                                                                  2

Kata pengantar                                                                                      3

BAB I PENDAHULUAN

1.1         Latar Belakang                                                                          4

1.1.1     Sejarah Perusahaan                                                        5

1.1.2     Layanan Perusahaan                                                :      6

1.1.3     Logo Perusahaan                                                              6

1.2         Perumusan masalah                                                               6

BAB II PEMBAHASAN

2.1       Analisis Jabatan                                                                       7

2.1.1 Komponen Penyusun Analisis Jabatan                         7

2.1.2 Struktur Organsisasi Perusahaan                                    8

2.1.3 Deskripsi Tupoksi Jabatan                                                 8

2.2       Pengenalan variabel – variabel                                             10

2.3       Perubahan dinamisasi perusahaan                                     10

2.4       Pengaruh analisis jabatan                                                            11

BAB III KESIMPULAN

3.1 Kesimpulan                                                                                    14

3.2 Indikator perubahan dinamisasi PT.SSI                                    14

Daftar Pustaka                                                                                     15

Kata Pengantar

Dengan mengucap syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa, serta ucapan terimakasih kepada Dosen Pembimbing Mata kuliah Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM) yang kami hormati, Bpk. Dody P. Setia Budi, S.Sos yang telah menuangkan materi mengenai analisis jabatan sehingga dapat kami selesaikan tugas tengah semester ini. Serta kepada PT. Swadharma Sarana Informatika (PT.SSI) cabang Jember selaku pihak yang telah mendukung terlaksananya penelitian mengenai “Pengaruh Analisis Jabatan terhadap Perubahan Dinamisasi”  yang terjadi pada perusahaan.

Adapun tujuan dari disusunnya proposal ini adalah untuk lebih memberi pemahaman dan pengertian khususnya kepada mahasiswa STIA PEMBANGUNAN Jember mengenai bagaimanakah dampak dari tupoksi, proses serta tanggungjawab karyawan yang merupakan analisis jabatan terhadap dinamisasi perusahaan. Sehingga dapat diketahui bagaimanakah hal tersebut dapat memberi dampak terhadap adanya perubahan berupa fluktuasi perusahaan baik ditinjau dari produktivitas, pelayanan, maupun dari segi perolehan keuntungan (profit).

Sehingga dengan adanya proposal ini diharapkan mahasiswa dapat memahami terhadap suatu permaralahan kinerja yang secara nyata berdampak kepada dinamisasi perusahaan, dengan demikian dapat “resolve the problem” demi terciptanya dinamisasi perusahaan yang positif.

BAB I

PENDAHULUAN

1.1              Latar Belakang

1.1.1 Sejarah Perusahaan

Perusahaan diartikan sebagai sebuah organisasi yang memproses perubahan keahlian dan sumber daya ekonomi menjadi barang dan atau jasa yang diperuntukan bagi pemuasan kebutuhan para pembeli/konsumen Motivasi utama dari kegiatan bisnis maupun perusahaan adalah laba/keuntungan. Laba didefinisikan sebagai perbedaan antara penghasilan dan biaya yang dikeluarkan, sehingga di dalam konsep bisnis, para pengusaha harus dapat melayani para pelanggan/konsumen dengan cara yang menguntungkan untuk kelangsungan hidup perusahaan dalam jangka panjang, selain juga harus selalu mengetahui kesempatan-kesempatan baru untuk memuaskan keinginan konsumen.

 Selain definisi diatas pengertian lain mengenai perusahaan ialah suatu tempat untuk melakukan kegiatan proses produksi barang atau jasa. Hal ini disebabkan karena ‘ kebutuhan ‘ manusia tidak bisa digunakan secara langsung dan harus melewati sebuah ‘ proses ‘ di suatu tempat, sehingga inti dari perusahaan ialah ‘tempat melakukan proses ‘ sampai bisa langsung digunakan oleh manusia. Demikian pula PT. Swadharma Sarana Informatika /  PT SSI Jember yang bergerak dibidang jasa software dan mantainance ATM. Sesuai tuntutan perkembangan teknologi khususnya jasa pelayanan perbankan, PT. SSI muncul untuk dapat memenuhi kebutuhan akan perputaran uang melalui mesin Anjungan Tunai Mandiri (ATM). Untuk lebih jelasnya dapat diketahui mengenai profil dari PT. SSI sebagai berikut :

Perjalanan PT. Swadharma Sarana Informatika dimulai pada tahun 1996, dan kehadirannya dimaksudkan untuk memberikan dukungan pelanyanan prima dalam pengelolaan sarana teknologi komputer.Dalam perkembangannya PT. Swadharma Sarana Informatika semakin tumbuh dan terus meningkat profesionalismenya sejalan dengan perubahan teknologi dan bisnis pada umumnya khususnya di sektor perbankan. Sejalan dengan meningkatnya kepercayaan dari pelanggan/mitra usaha dan dengan didukung sumber daya manusia yang handal PT. Swadharma Sarana Informatika telah memiliki jaringan kantor tersebar di seluruh Indonesia.

Adapun visi PT.SSI adalah menjadikan PT. Swadharma Sarana Informatika sebagai perusahaan yang unggul dalam jasa pengelolaan dan pengembangan sarana teknologi informasi. Sedangkan misinya ialah menjalankan usaha di bidang pelayanan dan pemberian konsultasi jasa komputer, pengembangan sarana teknologi informasi dan perdagangan umum. Serta senantiasa menjaga komitmen untuk memberikan kepuasan pelanggan dengan memperhatikan kualitas, dan Service Level Agreement yang memadai dan memberikan kepuasan optimal kepada para stakeholder.

Untuk meningkatkan kualitas kerja serta menjaga mutu layanan kepada pelanggan, PT.Swadharma Sarana Informatika telah menerapkan Standar Operasional  Prosedur  yang tertuang dalam Dokumen ISO 9001 : 2008 dan telah mendapatkan sertifikasi ISO 9001 : 2008 pada tanggal 11 Oktober 2002 dari Lloyd’s Register Assurance dalam hal ini Manajemen untuk layanan Maintenance dan Replenisment ATM. Kebijakan mutu yang diterapkan oleh perusahaan ialah :

1.    Mengutamakan mutu disetiap proses kerja.

2.    Pengembangan Berkelanjutan untuk kualitas dan produktifitas.

3.    Karyawan bertanggung jawab atas pengendalian kualitas, produktivitas dan efesiensi.

Sistem Manajemen Mutu dikembangkan untuk memenuhi Standart ISO 9001: 2008 dan mencakup sistem pendokumentasian, pemeriksaan dan pengontrolan seluruh kegiatan pekerjaan yang dilaksanakan oleh staf manajemen dan karyawan untuk meyakinkan bahwa perusahaan akan selalu memenuhi persyaratan  yang diinginkan  oleh pelanggan serta memenuhi peraturan dan hukum.

1.1.2 Layanan yang diberikan.

            Adapun pelayanan yang diberikan oleh PT. Swadharma Sarana Informatika diantaranya :

• Pemasangan (instalasi ) mesin ATM berbagai merk
• Perawatan mesin ATM secara berkala (preventive maintenance)
• Pengisian Kas ATM (ATM Cash Replenisment) milik Bank, kerjasama dengan menggunakan metode REMAINS (Replenisment and Maintenance All-In-One) yang telah berjalan pada beberapa kota di Indonesia. Layanan 24-jam kami akan meminimalkan Downtime mesin ATM, dan membebaska n rekanan kami dari kegiatan pengisian ATM yang memakan waktu dan SDM.
•  Pengadaan kebutuhan perangkas keras seperti komputer, printer, modem dan lain-lain.

1.1.3 Logo PT. Swadharma Sarana Informatika (PT.SSI) Jember

 

1.2 Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang diatas, terdapat satu rumusan masalah yang ada yaitu “ bagaimanakah dampak atau pengaruh analisis jabatan masing-masing karyawan di perusahaan, dalam hal ini PT. SSI Jember terhadap perubahan dinamisasi yang terjadi di perusahaan tersebut?”

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Analisis Jabatan

Analisis jabatan adalah prosedur melalui fakta-fakta yang berhubungan dengan setiap jabatan yang diperoleh dan dicatat secara sistematis. Atau disebut studi jabatan yang mempengaruhi tugas-tugas proses, tanggung jawab dan kebutuhah kepegawaian yang diselidiki. (Dale Yoder :1982) . Analisis jabatan berbeda dengan analisis pekerjaan yang mana analisis jabatan menentukan porsi pekerjaan, proses menjalankan tugas, tanggung jawab dan mempunyai kebutuhan.

Sedangkan analisis pekerjaan lebih mengarah kepada karakteristik pegawai / karyawan serta mengutamakan penggunaan ujian fisik, tes, dan wawancara serta prosedur – prosedur lainnya untuk tujuan tersebut.

2.1.1 Komponen Penyusun Analisis Jabatan

Adapun komponen penyusun dari analisis jabatan ialah :

1.     Menggambarkan tugas dan tanggungjawab berupa job content / tupoksi.

2.     Persyaratan mengidentifikasi kualifikasi tenaga kerja, pegetahuan, skill, abilities dan personal karakter.

3.     Ruang lingkupnya mengacu pada situasi yang mendukung info yang bekenaan dengan jabatan tertentu dimana harus :

-     Mengetahui tujuan organisasi yang sesuai dengan pribadi

-     Memiliki cakupan data yang luas (faham dengan latar belakang dan tindakan yang harus dilakukan.

-     Ketersediaan panduan / rambu agar tidak terjadi overlepping

-     Mengantisipasi terjadinya kesalahan, artinya setiap kesalahan masih bisa dimanajemen

-     Jumlah dari supervise / pengawasan akhir yakni konsekuensi yang harus diterima terhadap suatu keputusan yang diambil.

-     Pengaturan kerja dimana kondisi tata ruang (work setting) kantor dapat membawa mood kerja yang maksimal, sedangkan penerapan budaya kerja (cultural context) juga perlu diperhatikan.

-     Permintaan fisik dan kondisi kerja.

2.1.2 Struktur Organisasi Perusahaan

                                                                                  

	KASIR
			RESTOCKER + DRIVER

 

Gambar 2.1.2 Struktur Organisasi Perusahaan

Sumber : PT. SSI Jember

2.1.3 Diskripsi Tupoksi Jabatan

Jenis Jabatan	Tugas pokok
1.  Koordinator      Cabang (korcab)	§   Menentukan arah kebijakan yang diambil perusahaan §   Menentukan pengambilan keputusan §   Mengontrol seluruh kegiatan perusahaan §   Menandatangani berbagai dokumen resmi perusahaan kaitannya dengan supply stok uang dari pihak bank
2.     Wakil Koordinator	§   Menandatangani berbagai dokumen resmi perusahaan kaitannya dengan supply stok uang dari pihak bank §   Menangani berbagai complain dari nasabah yang berkaitan dengan penarikan uang dari ATM
3.  Divisi Administrasi	§   Melakukan pembukuan adminstrasi ATM (keluar masuknya keuangan ATM) §   Mengurus dokumen / surat menyurat perusahaan kepada bank dan kantor pusat §   Melakukan penelitian terhadap complain yang dilayangkan nasabah
4.  Divisi Scheduler	§   Menjadwalkan / planning terhadap jalur dan jumlah pengisian ATM §   Menginformasikan kerusakan mesin dan program yang ada dilapangan kepada teknisi dan kantor pusat
5.  Kasir	§   Meng-cross check nominal uang yang akan dimasukkan kedalam box pengisian. §   Mensortir uang yang akan didistribusikan ke mesin ATM apabila terdapat cacat, rusak ataupun uang palsu
6.  Restocker + driver	§   Melakukan pengisian ATM sesuai nominal yang ditentukan §   Memperbaiki kerusakan sementara terhadap mesin ATM dan programnya §   (driver) mengantar restocker ke lokasi pengisian uang di ATM

2.2  Pengenalan Variabel – Variabel

Dalam proposal ini terdapat beberapa dua jenis variabel yang diteliti keterkaitannya dalam hal pengaruh analisis jabatan terhadap perubahan dinamisasi perusahaan yakni sebagai berikut :

a.         Analisis jabatan sebagai variabel “X” yang terdiri dari beberapa indikator diantaranya :

-       Tugas, berisi apa sajakah tugas yang harus dikerjakan dan diselesaikan masing-masing jabatan.

-       Proses, bagaimanakah proses kerja pada masing-masing jabatan beserta bagaimanakah Standar Operasional Prosedurnya.

-       Tanggungjawab, apa sajakah tanggung jawab dan bagaimana tanggungjawab tersebut.

-       Kebutuhan pegawai

b.         Dinamisasi perusahaan sebagai variabel “Y” merupakan dampak atau hasil dari penerapan prosedur kerja dan analisis jabatan, diantaranya :

-       Kinerja organisasi, merupakan hasil interaksi kerja yang kompleks antara kinerja pegawai dan organisasi.

-       Produktivitas kerja, merupakan hasil proses kerja yang dilakukan oleh pegawai sesuai dengan porsi jabatan masing – masing.

-       Perolehan keuntungan (laba), menjadi fokus utama yakni meningkatkan nilai perusahaan hingga mencapai titik maksimum.

2.3 Pengertian Dinamisasi Perusahaan

Secara umum dinamisasi merupakan kondisi suatu perusahaan dimana perusahaan mengalami fluktuasi atau kondisi naik dan turunnya kualitas yang tidak hanya ditinjau berdasarkan aspek financial atau keuntungan semata. Melainkan terdapat aspek lain yang menentukan terjadinya dinamisasi pada suatu perusahaan, bisa berupa pengembangan kapasitas perusahaan,pencapaian target- target yang ditentukan sedangkan apabila dibidang jasa lebih kepada perluasan terhadap layanan dan dibidang produksi sudah pasti tolok ukurnya tidak lain adalah peningkatan kuantitas produksi yang diimbangi dengan kualitasnya.

2.4 Pengaruh Analisis Jabatan

Gambar 2.4 Skema

Pengaruh analisis jabatan terhadap perubahan dinamisasi

                 Berdasarkan pengertian dari dinamisasi itu sendiri dapat ditarik benang merah korelasi antara analisis jabatan terhadap pengaruh dinamisasi perusahaan dengan yang saling berhubungan dan memiliki keterkaitan sebagai berikut.

                 Pertama, jenis tugas yang dipegang oleh masing-masing jabatan berpengaruh kepada pencapaian kinerja perusahaan secara umum. Setiap posisi di perusahaan memiliki kriteria dan porsi pekerjaan yang berbeda disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Sehingga apabila masing-masing jabatan tidak melaksanakan tugas  sesuai dengan porsi yang telah ditentukan maka dapat terjadi suatu “overlepping” antar jabatan yang mana dapat mengganggu proses kerja ketika satu pekerjaan  semestinya  dapat diselesaikan tepat waktu (sesuai deadline) apabila dikerjakan oleh pegawai yang memang memegang kapasitas pekerjaan tersebut, justru tidak dapat diselesaikan dengan baik karena dikerjakan oleh pegawai yang tidak memiliki kapasitas untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut.

                 Bisa pula terjadi kebalikannya ketika seseorang pegawai tidak mau menyelesaikan suatu pekerjaan yang semestinya menjadi porsi dan tanggungjawabnya dan hanya menunggu pegawai lain untuk menyelesaikannya. Maka yang terjadi adalah terbengkalainya pekerjaan dan tentu ini  berpengaruh negative  terhadap dinamisasi perusahaan meski bersifat jangka pendek, tetapi apabila kondisi tersebut tidak diperhatikan dan cenderung dibiarkan maka perusahaanlah yang akan dirugikan dalam jangka panjang.

                 Kedua adalah keterkaitan antara tugas jabatan dengan tanggugjawab yang dimiliki. Apa sajakah tanggungjawab yang dimiliki serta bagaimana tanggung jawab tersebut dapat berpengaruh terhadap dinamisasi perusahaan.

Tugas dan tanggungjawab merupakan satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan namun bagaimana masing-masing dapat diuraikan terkait dengan pengaruh terhadap dinamisasi perusahaan. Tanggungjawab terhadap suatu pekerjaan merupakan salah satu bentuk motif seorang pegawai untuk memajukan perusahaannya.

             :    Sama halnya dengan tugas, tanggungjawab terhadap suatu jabatan yang diemban. Semakin besar rasa tanggung jawab yang dimiliki oleh pegawai terhadap tugas dalam pekerjaannya, maka semakin besar pula motivasi dalam dirinya untuk dapat menjadi kebanggaan perusahaan dengan berdedikasi terhadap perusahaan dimana ia bekerja. Sehingga berdampak kepada peningkatan produktivitas kerja. Tentu hal ini sangat berkorelasi dengan dinamisasi yang dialami perusahaan bahwa semakin besar tanggungjawab yang dimiliki pegawai, maka semakin besar pula dedikasi terhadap pekerjaan tersebut, maka hal ini akan bermuara pada peningkatan kinerja karyawan maupun perusahaan secara umum.

                 Pengaruh analisis jabatan selanjutnya ialah proses pelaksanaan dari tugas pokok dan fungsi (tupoksi) yang diemban oleh jabatan tertentu. Tupoksi dari seorang koordinator cabang dalam pengambilan keputusan dan kebijakan perusahaan berpengaruh secara langsung kepada kegiatan perusahaan dalam bentuk aturan maupun SOP yang pada akhirnya mengarah pada kemampuan pencapaian target yang ditetapkan sebelumya.

                 Artinya jika seorang koordinator cabang sebagai penanggung jawab perusahaan kepada pusat secara keseluruhan kurang tepat dalam mengambil keputusan ataupun kebijakan  maka, dampak terhadap dinamisasi perusahaan memang tidak langsung dirasakan saat itu juga melainkan lebih  berpengaruh terhadap dinamisasi perusahaan dalam jangka panjang. Sebab ketepatan  proses pelaksanaan tupoksi masing-masing jabatan dapat diukur berdasarkan diterapkan atau tidaknya Standart Operational Prosedure (SOP) serta hasil akhir (prestasi perusahaan) yang mampu  dicapai.

                 Terakhir adalah tingkat terpenuhinya kebutuhan pegawai. Perusahaan dan pegawai saling memiliki kepentingan dan kebutuhan yang berbeda namun sama-sama harus dipenuhi. Kebutuhan perusahaan tentulah kinerja maksimal pegawai dalam rangka mencapati target dan tujuan yang ditetapkan perusahaan. Namun pegawai atau karyawan juga memiliki kebutuhan dasar yang juga harus dipenuhi oleh perusahaan, tidak hanya bersifat materil saja tetapi bisa pula berbentuk non materil berupa kenyamanan kerja, jaminan kesehatan,,jenjang karir yang jelas serta adanya reward dan award bagi karyawan yang berprestasi. Apabila segala kebutuhan karyawan terpenuhi, maka penghargaan karyawan terhadap perusahaan juga maksimal dalam bentuk pencapaian prestasi kerja sesuai target perusahaan. Sebaliknya jika kebutuhan pegawai tidak terpenuhi dalam arti tidak diperhatikan oleh perusahaan, maka karyawan pun kurang memperhatikan kebutuhan perusahaan berupa pencapaian target yang telah ditentukan. Sehingga hal ini berdampak kepada dinamisasi yang dialami perusahaan terkait dengan kinerja perusahaan secara keseluruhan. Seluruh aspek analisis jabatan diatas apabila tidak terlaksana dengan baik, maka akan berdampak kepada dinamisasi perusahaan yang tidak dapat dilihat secara visual namun jika terus menerus tidak diperhatikan, maka dapat terakumulasikan dan menjadi boomerang bagi perusahaan itu sendiri.

BAB III

KESIMPULAN

3.1 Kesimpulan Akhir

                 Analisis jabatan berupa tugas, tanggungjawab, proses, penerapan Standart Operational Prosedure (SOP) serta kebutuhan karyawan merupakan faktor yang berpengaruh secara langsung terhadap perubahan dinamisasi yang akan dihadapi perusahaan. Hal ini dikarenakan bahwa ujung tombak utama perusahaan adalah karyawan. Segala bentuk dinamisasi yang akan dialami oleh perusahaan baik berupa peningkatan prestasi maupun penurunan kualitas / nilai perusahaan sangat dipengaruhi oleh adanya analisis jabatan yang tepat sesuai dengan tujuan dan kebutuhan perusahaan maupun kepentingan pegawai yang ada didalamnya. Sehingga diperlukan sinergitas dalam penentuan dan pelaksana analisis jabatan demi tercapainya pengaruh positif terhadap dinamisasi perusahaan dalam jangka panjang.

3.2                        Indikator Perubahan Dinamisasi Perusahaan (PT.SSI Jember)

                

Perusahaan PT. Swadharma Sarana Informatika Jember dikatakan mengalami peningkatan apabila :

a.    Penanganan terhadap kerusakan / perbaikan dilakukan dengan cepat, sehingga dapat meminimalisir “down time” dan hal ini memerlukan kerja sama dalam prosesnya serta penerapan tupoksi yang tepat antar pegawai.

b.    Jumlah nominal uang yang dinyatakan hilang tidak begitu besar. Dan ini memerlukan ketelitian serta tanggung jawab dalam melaksanakan tugas penghitungan maupun pengisian.

c.    Target  perusahaan yakni minimal 10 kali pengisian tiap mesin ATM dapat dipenuhi.

DAFTAR PUSTAKA

§   www.ssilink.co.id

• http://syadiashare.com/pengertian-perusahaan.html
• www.wikipedia.co.id
• Materi / bahan ajar mata kuliah Manajemen Sumber Daya Manusia

(Dody P. Setia Budi, S.Sos)

• Karyawan Divisi Administrasi PT.SSI Jember, Saiful Ulum, S.T

( Narasumber)